Organiser un événement au Maroc en 5 étapes

Définissez l’objectif de l’opération, le public attendu et les livrables du client. Lors de la visite du lieu, vérifiez les accès de livraison, les horaires de montage et de démontage, la capacité et les besoins en électricité. Faites confirmer par le lieu les conditions d’accès et identifiez les démarches applicables à votre événement.

Partez de l’heure d’ouverture et remontez jusqu’aux premières décisions. Prévoyez des dates pour la validation des supports, la confirmation des prestataires, le briefing des équipes et les essais sur place. Associez chaque tâche à un responsable et gardez une marge pour les étapes qui bloquent le reste du planning.

Préparez un budget par poste en dirhams : lieu, technique, équipes, transport et supports. Distinguez le montant prévu, les dépenses engagées et le montant facturé. Pour le matériel, notez les quantités, le responsable de la réception et la date de retour.

Distribuez une feuille de route avec les horaires, les zones, les contacts et les consignes en cas d’incident. Définissez à l’avance les informations à remonter, par exemple les passages sur un stand, les questionnaires complétés ou les quantités distribuées. Désignez une personne pour vérifier les remontées avant de les partager.

Comparez les résultats aux objectifs du brief. Rassemblez les indicateurs validés, les éléments visuels autorisés et les écarts de budget. Terminez par deux ou trois actions concrètes pour la prochaine opération et convenez avec le client d’une date de restitution.